Zeitmanagement: Tipps & Methoden für eine bessere Zeiteinteilung

Hand mit Sanduhr besseres Zeitmanagement

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Der Wecker läutet. Schon drehen sich die Gedanken um die Dinge, die wir heute erledigen müssen: „Ich muss die Kinder in die Schule fahren. Ich muss zahlreiche E-Mails beantworten. Ich muss für die Arbeit einiges entscheiden. Ich muss noch zur Reinigung. Ich muss einen Arzttermin vereinbaren und ich darf dieses und jenes ja nicht vergessen.“

Außerdem kommen die Dinge hinzu, die wir privat auch noch gerne machen wollen: „Ich will heute unbedingt noch Sport treiben. Ich will mir den neuen Film auf Netflix ansehen. Ich will mich mit einem Kollegen noch auf ein Bier treffen.“ Am Ende haben wir das Gefühl, so viel tun zu müssen und nie fertig zu werden. Kennen Sie das?

Das Problem unserer Zeit

Durch die Digitalisierung ist unser Alltag schnelllebiger geworden als je zuvor und gefühlt passiert vieles gleichzeitig beziehungsweise haben wir den Drang, vieles gleichzeitig erledigen zu wollen. Dadurch tappen wir in die Falle, die Dinge hastig und oberflächlich zu machen und uns nur mit den Dingen zu beschäftigen, die auch schnell gehen. Schnell noch eine kurze Mail schreiben. Schnell im Internet einen Tisch buchen. Schnell den Kollegen anrufen. Das ist auf Dauer nicht nur unbefriedigend; mit dieser Zeitmanagement Methode haben wir keine Zeit, uns tiefer mit Ideen, Konzepten, Herausforderungen und Angelegenheiten zu beschäftigen. Am Ende bleibt vom Tag nur über: Man hat heute viele E-Mails und Anrufe erledigt, aber wirklich etwas geschaffen, auf das man stolz ist, hat man nichts. Lediglich die To-Do-Liste wurde abgearbeitet.
Aber nicht nur, dass wir sehr viel wollen und das am besten gleichzeitig, wir wollen zusätzlich, dass es perfekt ist und obendrauf, dass es nach außen hin ganz locker aussieht. Diese Erwartungen an uns sind schlicht unrealistisch. Am Ende landen wir in einem Abarbeitungsmodus, in dem wir oberflächlich allem hinterhetzen anstatt uns zu überlegen: Was ist wirklich wichtig? Wo sind meine Prioritäten? Welche Tätigkeiten in meinem Leben kann ich abgeben oder gar streichen?

Auswirkungen von schlechtem Zeitmanagement

Langfristig von einer Aufgabe zur nächsten zu hetzen ist nicht nur äußerst unbefriedigend. Leistung und Psyche leiden darunter. Man hat ständig das Gefühl, man bringt nichts weiter. Außerdem wird man zunehmend müder und überarbeitet, wenn man schlecht priorisiert und nur am Abarbeiten der To-Do-Liste ist. Irgendwann kümmert man sich nur noch um die Dinge, die leicht gehen und vernachlässigt schwierige Entscheidungen oder entwickelt keine nachhaltigen Strategien mehr, da man den ganzen Tag mit oberflächlichem Kleinkram beschäftigt ist.

Für Unternehmer*innen bedeutet das oft, dass das eigene Unternehmen, weil man keine Zeit hat, das Business weiter aufzubauen. Als Angestellter kommt man ab einem gewissen Punkt nicht weiter, weil man die schwierigen Aufgaben liegen lässt, die einen auf der Karriereleiter weiterbringen könnten. Und am Ende leidet man natürlich selbst am meisten. Da die Arbeit irgendwann keinen Spaß mehr macht, sich Selbstzweifel bemerkbar machen und man denkt, man sei im falschen Job, dabei hat man oft nur ein schlechtes Zeitmanagement. 

Eines müssen wir zunächst verstehen: Stress entsteht nicht, wenn wir einfach zu viel zu tun haben, sondern, wenn wir das Gefühl haben, die Kontrolle über alles zu verlieren und uns denken: „Ich schaffe das nicht mehr.“ Denn es gibt genug erfolgreiche Menschen, die auch permanent am Arbeiten sind, aber nie in ein Burnout rutschen. Diese Menschen haben stets die Kontrolle über ihre Aufgaben und können einige davon auch delegieren sowie generell Verantwortung an Mitarbeiter abgeben. Außerdem haben die meisten von ihnen ein konsequentes Zeitmanagement. Nur was ist das genau und wie funktioniert es?

Gestresster Mann Zeitmanagement verbessern

Zeitmanagement: Was ist das genau?

Gutes Zeitmanagement ist im Grunde die Fähigkeit, die Energie und Zeit, die wir jeden Tag zur Verfügung haben, optimal zu nutzen. Energie und Zeit sind limitiert, sie sind die Währung, die wir in unser Leben investieren. Und es sind die Entscheidungen, die wir treffen, wie viel Zeit und wie viel Energie wir jeden Tag mit welcher Beschäftigung füllen wollen. Weiß man das ganz genau, geht es nur noch darum, es in den Stundenplan zu integrieren und entsprechende Routinen zu schaffen, die man laufend optimiert.

Zeitmanagement bedeutet übrigens nicht, dass man ständig beschäftigt und der Tag von Anfang bis Ende effizient durchgeplant ist. Das ist ein Irrglaube, der wiederum nur dazu führt, dass wir den ganzen Tag hektisch aktiv sind. Am Ende des Tages sind wir erst recht gestresst und müde oder beschäftigen uns mit oberflächlichen Dingen, die einen persönlich kaum weiterbringen (z.B. stundenlang im Internet ein neues Handy suchen, Diskussionen mit Kollegen über Umstände führen, die man sowieso nicht ändern kann) und uns aber das kurzzeitige Gefühl geben, wir hätten heute einiges erledigt. Dabei ist das oberflächlicher Kleinkram. Die innere Leere, nachhaltig etwas verändert oder geschaffen zu haben, bleibt bestehen.

 

Wie der Unternehmer und Motivationstrainer Jim Rohn sagte:
“Don’t major in minor things” (zu Deutsch: „Werde kein Profi der Kleinigkeiten“)

Die Ziele von Zeitmanagement

Das ideale Zeitmanagement soll…

  1. …uns in unserem Tempo unterstützen und in unserer Art und Weise helfen, unsere Ziele zu erreichen – und das möglichst energiesparend.
  2. …uns besser und erfolgreicher machen.
  3. …uns die Dinge erkennen lassen, die wichtig sind.
  4. …uns die Aufgaben zeigen, die wir delegieren können.
  5. …uns mehr Qualität und Spaß in der Arbeit und im Leben verschaffen.
  6. …uns mehr Zeit dafür schaffen, was wir wirklich machen wollen und worin wir wirklich gut sind.
  7. …uns das Gefühl geben, etwas Nachhaltiges und Großes zu schaffen, das uns vorantreibt.

Weniger Zeit als je zuvor?
Wir wollen sehr viel erleben und erledigen, am besten alles. Laut einer Studie, durchgeführt vom Institut für Freizeit- und Tourismusforschung (IFT), geht der durchschnittliche Österreicher allein in der Freizeit 19 Aktivitäten nach. Das ist ein Drittel mehr als noch im Jahr 1996. Die meisten Tätigkeiten davon betreffen übrigens die Mediennutzung. Institutsleiter Prof. Peter Zellmann: „Die Menschen haben in den letzten 90 Jahren ein Drittel an Lebenszeit dazu gewonnen, statt 60 werden wir im Durchschnitt etwa 80 Jahre alt. Im selben Zeitraum hat sich die Wochenarbeitszeit europaweit halbiert und heute machen die meisten von uns fünf Wochen Urlaub. Trotzdem geben 80 Prozent der Menschen an, über weniger Zeit als je zuvor zu verfügen. Die technischen Möglichkeiten stehlen uns letztlich mehr Zeit als sie uns geben. In immer kürzeren Zeiteinheiten werden immer mehr Dinge bzw. Aktivitäten hineingepfercht, manches erledigen wir sogar gleichzeitig. Das geht vermutlich zu Lasten der Freizeitqualität.“

Wo eignet sich Zeitmanagement gut?

Bei Führungskräften: Hier ist das Hauptproblem, dass Führungskräfte meistens viel zu viel selber machen. Sie haben zu wenig Vertrauen in ihre Mitarbeiter und wollen alles kontrollieren. Das führt dazu, dass der Mitarbeiter nichts lernt und sich nicht wertgeschätzt fühlt. Hier helfen ein Business Coaching  und ein effizientes Zeitmanagement, um wirtschaftlich erfolgreicher zu werden, Mitarbeiter zu stärken, eine Vertrauensbasis zu schaffen und um damit wieder mehr Zeit für Wichtiges zu gewinnen.

Im Homeoffice: Hier ist das Wichtigste, dass man Privates vom Beruflichen trennt – sowohl räumlich als auch zeitlich, damit man nicht wieder ständig abgelenkt ist und konzentrierter arbeiten kann. Strikte Zeitblöcke für die jeweiligen Aufgaben einzuhalten hilft hier. Anstatt zwischen den privaten Aufgaben (Wäsche machen und online schnell etwas besorgen) und geschäftlichen Erledigungen (Meetings, Anrufe, etc.) ständig hin- und hergerissen zu sein.

Privat: Haben wir dann einmal Freizeit, wollen wir diese auch optimal nutzen und geraten hier ebenfalls schnell einmal in eine Art Freizeitstress. Hier hilft zu erkennen, was man wirklich machen will und Prioritäten zu setzen und auch realistische Zeiträume dafür zu schaffen – mit der Kunst, keinen neuen Stress und stattdessen mehr Qualität und Freude zu generieren.

Bei Projekten: Effizientes Zeitmanagement hilft in diesem Bereich so, dass man am Ende eines Projektes rechtzeitig fertig ist und das im geplanten Budgetrahmen und ohne dem Ergebnis, dass letztlich alle Beteiligten überlastet sind und Urlaub brauchen.

So können Sie Zeitmanagement implementieren – meine Methode

Der erste Schritt ist, sich seiner Werte bewusst zu werden. Zu den Werten zählen zum Beispiel: Freiheit, Liebe, Selbstbestimmtheit, Gesundheit, Spaß, Macht, Glück, Wohlstand, Abenteuer, Frieden, Erfolg, Disziplin, Gerechtigkeit und viele mehr. Welche drei Werte sind Ihnen am wichtigsten im Leben? Steht an erster Stelle die Freiheit, wird man mit einem Job, der einen 50 Stunden die Woche in einem Büro bindet und in dem man selbst nichts entscheiden kann, kaum glücklich werden.

Anschließend setzt man auf Basis seiner Werte seine Prioritäten. Und das sind im besten Fall drei bis vier. Wobei die Prioritäten ebenfalls eine Reihenfolge vorweisen. Steht der Wert Gesundheit an erster Stelle, werde ich mein Leben für gelungen empfinden, wenn ich meiner Gesundheit so oft wie möglich die Woche Zeit einräume – durch Sport, stressfreie Pausen, gesunde Ernährung, Aufenthalte in der Natur etc. Die Werte und Prioritäten müssen sich im Stundenplan wiederfinden, wenn man von einem gelungenen Zeitplan spricht. Denn viele Menschen kennen ihre Prioritäten gar nicht und jagen nur dem hinterher, was eben getan werden muss. Darum: Fragen Sie sich als erstes, was sind Ihre drei wichtigsten Werte und welche drei Prioritäten möchten Sie auf Basis dieser Werte verfolgen (sowohl beruflich als auch privat).

Analyse der Zeiteinteilung

Es kann auch hilfreich sein, wenn man zunächst den IST-Zustand genauer betrachtet. Analysieren Sie Ihren Wochenplan und wie viel Zeit Sie mit was und wem verbringen.

Wie viel Zeit verbringen Sie mit Telefonaten in der Woche? Wie viel Zeit verbringen Sie in sozialen Netzwerken? Wie lange brauchen Sie für die Beantwortung Ihrer E-Mails? Dies für eine Woche zu beobachten kann bereits die ersten Aha-Effekte erzeugen und eine Änderung im Verhalten hervorrufen und Aufschluss über die künftige Planung bringen. Hier wird dann beispielsweise deutlich, welche Dinge man durchwegs streichen oder welche man delegieren kann, wie beispielsweise Hausarbeit oder Buchhaltung. Apps zur Zeitanalyse sind hier genauso hilfreich wie simple Notizen auf einem Block.

Zeitplanung in Blöcken

Wenn die Prioritäten festgelegt sind, klar ist, womit man seine Zeit aktuell verbringt und wie man sie stattdessen nutzen will, teilt man seine Zeit auf seine Prioritäten auf. Anschließend organisiert man seinen Tag in Blöcken. Eine bewährte Methode ist, sich die Vormittage in ein bis zwei fokussierte Arbeitsblöcke einzuteilen. In dieser Zeit Dinge zu erledigen, die mehr Konzentration brauchen und schwieriger sind. Denn viele machen den Fehler und verbringen den ganzen Vormittag damit, ihre E-Mails abzuarbeiten und bleiben hierbei regelrecht hängen.

Wenn Sie in einem Job sind, in dem konzentriertes Arbeiten nicht möglich ist, weil Sie ständig unterbrochen werden, ist es an der Zeit die Rahmenbedingungen anzupassen. Sie werden überrascht sein, wieviel effizienter Sie werden.

Verbringen wir hingegen den Vormittag im “Mail-Modus”, verschieben sich wichtige Aufgaben immer weiter nach hinten; hin zu einer Zeit, wo wir bereits müder und weniger konzentriert sind. „Abarbeiten“ (Mails, Telefonate, Rechnungen zahlen etc.) kann stattdessen ein eigener Block sein, für den man sich Zeit schafft. Diese und die weiteren Blöcke „Meetings“ und „Pausen“ machen insgesamt den Arbeitstag aus. Je nach Prioritäten folgen schließlich Blöcke wie „Sport“, „Zeit mit der Familie“, „Freunde treffen“, etc. So fängt man an, sich an einen neuen Zeitplan heranzutasten, diverse Zeiteinteilungen auszuprobieren und immer wieder Anpassungen vorzunehmen, bis es letztlich für einen ideal ist und Freude macht. Am Ende hat man in jedem Fall mehr Struktur, mehr Routine und mehr Zeit für die Dinge, die einem wichtig sind.

Wichtiges zum Zeitmanagement und zur Zeiteinteilung

Eine kleine Warnung: Viele Menschen tappen trotz besserem Zeitmanagement nach den oben genannten Prioritäten in die Falle, alles optimal zu verplanen und erst dann wieder in dem Abarbeitungsmodus zu landen. Noch einmal: Das Ziel eines gelungenen Zeitmanagements ist, sich Freiräume zu schaffen für die Dinge, die einem wichtig sind und auch jene Dinge, mit denen man sich länger beschäftigen will (mehr Zeit mit der Familie, mehr Zeit für Entspannung, usw.). Außerdem beinhaltet ein gelungener Zeitplan auch ausreichend Zeit zum Nachdenken und Reflektieren. Und sich wirklich mit den Tätigkeiten beschäftigen, in die Tiefe dabei gehen und nicht nur alles rasch hinter sich zu bringen. Denn wir alle wollen doch mehr Qualität im Leben. Und wenn man es schafft, wieder mehr in Projekte einzutauchen, dann wird man auch besser, in dem, was man tut und im Endeffekt dadurch erfolgreicher.

Zeitplan erstellen Zeitmanagement

Typische Zeitfresser

  • Dinge, die angenehm und einfach sind (Netflix schauen, mit Freunden telefonieren, mit der Mitarbeiterin tratschen)
  • Dinge, in denen man sich verlieren kann (Nachrichten lesen, Social Media nutzen, Videos ansehen)
  • Dinge, die man eigentlich delegieren sollte, vor allem, wenn sie jemand anderes besser kann (Buchhaltung, Hausarbeiten)
  • Dinge, die man tun muss, für die man aber viel zu viel Zeit vergeudet und die einem nicht weiterbringen (stundenlang einen neuen Monitor oder ein neues Handy online suchen, bevor man es kauft)

Andere gängige Zeitmanagement Methoden

Es gibt neben meiner Methode auch verschiedene andere Methoden und Tools, die einem beim Zeitmanagement helfen. Die gängigsten Methoden sind:

  • Die Alpen-Methode
    Mit der Alpen-Methode kann man in wenigen Minuten seinen Tag strukturieren. Dabei stehen die fünf Buchstaben für folgende Abkürzungen: Aufgaben aufschreiben (am besten am Vortag für den nächsten Tag). Länge der Aufgaben einschätzen. Pufferzeit einplanen. Entscheidungen treffen (Prioritäten setzen und delegieren). Nachkontrollieren am Ende des Tages (Sind alle Ziele erreicht worden? Was kann ich morgen anders machen?).

  • Das Pareto-Prinzip
    Dieses besagt, dass sich mit 20 Prozent des gesamten Einsatzes bereits 80 Prozent des Ergebnisses erreichen lassen. Für die verbleibenden 20 Prozent des Erfolges benötigt man folglich mit 80 Prozent am meisten Aufwand. Das Ziel ist: Mit möglichst geringem Aufwand einen möglichst großen Erfolg zu erzielen. Auch beim Zeitmanagement gilt hier, mit der richtigen Prioritätensetzung kann man 80 Prozent der Arbeit bereits mit 20 Prozent der eingesetzten Zeit erledigen.

  • Das Eisenhower-Prinzip
    Das ist ein Zeitmanagement Tool, um seine Prioritäten besser setzen zu können. Das Modell unterscheidet in Dringlichkeit und Wichtigkeit. Folgt man der Eisenhower-Matrix, erledigt man zunächst solche Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, und widmet sich anschließend den ebenfalls wichtigen Projekten, die allerdings eine geringere Dringlichkeit aufweisen. Weniger wichtige Aufgaben werden dagegen an andere delegiert oder mitunter sogar verworfen.
Eisenhower-Matrix deutsch Zeitmanagement

Stets das passende Werkzeug parat haben: Zeitmanagement Tools

Manch einer verwendet gerne den guten alten Kalender für seine Zeiteinteilung und Aufgaben. Andere (wie ich auch) nutzen ein Excel-Dokument als To-Do-Liste, das sie täglich oder wöchentlich anpassen. Ich drucke mir diese Liste wöchentlich aus und teile sämtliche To-Dos in Themen oder zu den Namen der Personen, mit denen ich diese Aufgaben zu erledigen habe. Ist eine Aufgabe geschafft, wird sie abgehakt und bei der wöchentlichen Aktualisierung im Excel-Sheet gelöscht.

So habe ich immer die Übersicht über den Stand der Dinge und die Liste ist von überall verfügbar. Für schnelle Notizen verwende ich die App “Brain Toss”, mit der man sich Audioaufnahmen oder kurze Texte mit einem Klick per Mail schicken kann. Andere verwenden gerne ein großes White Board, das sie neben dem Schreibtisch stehen haben und das eine gute Wochenübersicht bietet. Mit Stiften kann man sich unmittelbar austoben, Dinge streichen und schnell umplanen.

Es gibt aber mittlerweile auch zahlreiche digitale Lösungen. Apps wie beispielsweise „TagesPlaner“„ Time Tracker Zeitmanagement“ oder „Focus Zeitmanagement“ (alle sind im App Store erhältlich) , die eine Analyse durch Zeiterfassung bieten, aber auch eine Zeiteinteilung mit Kalenderfunktion haben. Nicht zu vergessen diverse Software – von Microsoft Teams, über Trello oder Todoist. Der Vorteil digitaler Zeitmanagement Tools ist, dass auch andere (Mitarbeiter, Familienmitglieder) Zugriff haben können und dass wir aktiv entscheiden können, wieviel Zeit wir an einem Stück in dem Tool verbringen. Der Nachteil ist, dass man leicht durch aufpoppende Reminder abgelenkt wird. Die kann man aber meistens deaktivieren oder steuern.

Fazit

Es ist Ihre Energie und Lebenszeit, die Sie in Aufgaben, Beziehungen und Ihre eigene Entwicklung stecken. Nur durch eine klare Definition von Prioritäten und eine konsequente Umsetzung jener, gewinnen Sie wieder mehr Qualität, Freude und Begeisterung für Ihre Arbeit und für Ihr Leben. Mit einem guten Zeitmanagement ist auch wieder mehr Zeit und Muße da für die Dinge, die Sie wirklich gerne machen wollen und das intensiver als je zuvor.

Höchste Zeit, Ihr Zeitmanagement unter die Lupe zu nehmen!  Wenn Sie hier Unterstützung suchen, vereinbaren wir gerne ein unverbindliches Erstgespräch. Gemeinsam sehen wir uns Ihre vorhandene Zeitmanagement Strategie an und optimieren sie.

Tipps für eine bessere Zeiteinteilung auf einen Blick:
Werte erkennen. Werden Sie sich Ihrer Werte zunächst bewusst. Welche drei Werte sind Ihnen im Leben am wichtigsten? Erfolg? Liebe? Gesundheit? Gerechtigkeit? Selbstbestimmtheit? Leichtigkeit? Glaube? Toleranz? Sinn? Ehrlichkeit? Zur besseren Orientierung finden Sie eine Werte-Tabellen in unserem E-Book “3 Schritte zur berufliche Klarheit” (Sie können sich unter dem Artikel für das E-Book eintragen).

Prioritäten setzen. Auf Basis dieser Werte setzt man dann seine (drei) wichtigsten Prioritäten. Ist ein Wert beispielsweise Gesundheit, wird Sport, Bewegung und Regeneration eine große Rolle im wöchentlichen Zeitplan sein. Spiegeln sich Ihre Werte und Prioritäten in Ihrem aktuellen Zeitplan wider? Das sollten wir regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Tag in Blöcke einteilen. Den Prioritäten nach teilt man anschließend seinen Tag in entsprechende Zeitblöcke. Das kann beispielsweise sein: „Konzentriertes Arbeiten“, „Meetings“, „E-Mails/Kommunikation“, „Pause“, „Sport“, „Zeit für die Familie“, „Freunde treffen“, „Zeit für mich“, etc.

Energielevel beobachten. Nach der Einteilung testet man sein neues Zeitmanagement System, macht gegebenenfalls Änderungen und beobachtet aber auch sein Energielevel dabei. Wo geht Energie verloren? Schläft man genug? Braucht man mehr Pausen? Isst man ausreichend und gesund? Wie viel Stress habe ich und woher kommt er?

In den eigenen Rhythmus gehen. Es gibt Menschen, die erledigen prinzipiell die Dinge schneller und dann gibt es jene, die ihre Sachen langsamer zu Ende bringen. Beides ist in Ordnung. Wichtig ist, dass man seinen eigenen Rhythmus findet und sich an seinen Bedürfnissen orientiert und sich nicht ständig mit anderen vergleicht oder von ihnen beeinflussen lässt.

Balance anstreben. Das Optimum ist, bei seinen Aufgaben konzentriert und gefordert, im Flow zu sein, aber nicht gestresst. Sobald der Tag wieder nur stressig ist, ist klar, dass man zu viel unterbringen und schaffen will. Dadurch wird man aber nicht nur fehleranfälliger, sondern auch wieder nur zu einem Getriebenen.

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Jens Wolff
Jens Wolff

Karrierecoaching und Persönlichkeitsentwicklung

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