Wie du mit 5 Möglichkeiten erfolgreich Prioritäten setzen und einhalten lernst

Inhalt:

Warum solltest du Prioritäten setzen und haben?

1. Weil Prioritäten dich vor Stress und Burnout schützen!

Wenn du lernst, Prioritäten zu haben und durchzusetzen, ist das tatsächlich ein wichtiger Beitrag zur Vermeidung von Stress und Burnout! Denn die Hauptursache für Burnout ist das Gefühl von Kontrollverlust und Überforderung. Das kann daran liegen, dass du tatsächlich so viel zu tun hast, dass es nicht in einem realistischen Zeitrahmen zu schaffen ist.

Dann ist es Zeit, um Unterstützung zu fragen oder den Job zu wechseln, wenn keine Verbesserung in Sicht ist.

Manchmal ist aber nicht allein das zu bewältigende Arbeitspensum Hauptgrund für Stress und Überforderung, sondern unser Umgang mit der Zeit bzw. Zeitmanagement und den Dingen, die getan werden sollen. Sobald wir mit unserer Zeit ans Limit kommen, brauchen wir eine gute Zeitplanung, und die geht Hand in Hand mit unseren Prioritäten. Nur wenn wir wissen, was für uns jetzt wichtig ist, können wir unsere Zeit und Energie entsprechend einteilen. 

Was ist wichtig? Das ist hier die spannende Frage, und ihre Beantwortung richtet sich nach unseren Werten und Zielen und ist somit sehr individuell. Lass dich nicht von den Prioritäten anderer Menschen verwirren, aber höre dir die Tipps von Menschen an, die im Leben dort sind, wo du hin möchtest.

2. Weil Prioritäten dir helfen, Aktivität von Produktivität zu unterscheiden!

Sicher kennst du diese Arbeitstage, an denen du den ganzen Tag in Meetings warst und Mails beantwortet hast und am Abend das Gefühl hast, dass nichts so richtig erledigt ist oder sich wirklich fortentwickelt hat. Prioritäten helfen dir, die Tätigkeiten herauszupicken, die dich und deine Projekte voranbringen – und damit, deine Ziele zu erreichen.

Es gibt dazu einen Satz von Jim Rohn: „Most people major in minor things”. Was er damit sagen will: Die meisten Menschen werden sehr gut in Dingen, die sie nicht wirklich weiterbringen. Klar ist es toll, wenn ich Teile meines Jobs automatisiere oder wenn ich die beste Software verwende, um mein Unternehmen komplett digital und agil zu führen. Es bringt mich aber nicht weiter, wenn ich zu wenig Umsatz mache und es viel wichtiger wäre, dass ich mich darum kümmere, neue Kunden zu finden.

Woran liegt das – dass wir uns lieber mit unwichtigen Dingen beschäftigen als die relevanten Punkte anzupacken? Die Antwort ist einfach: Oft sind die Dinge, die den meisten Hebel haben, unangenehmer und wir schieben sie auf die Seite, um uns mit Dingen zu beschäftigen, die zwar leicht von der Hand gehen, aber keine große Wirkung haben.

Deinen Posteingang jeden Tag auf null zu setzen ist sicher gut für die Ordnung, aber weitgehend nutzlos in der Wirkung deiner Arbeit. Besser wäre es beispielsweise, die Zeit dafür zu verwenden, wichtige Mails in Ruhe zu beantworten und dann darüber nachzudenken, wie der nächste Tag am besten genutzt werden kann.

3. Weil Prioritäten es uns möglich machen, besser zu werden und uns zu entwickeln

Nicht immer sieht man das Ergebnis einer Arbeit sofort, nicht immer ist der Nutzen direkt ersichtlich. So ist es beispielsweise mit dem Reflektieren von Gesprächen. Kurzfristig hast du keinen Benefit davon, nach einem wichtigen Meeting darüber nachzudenken, was schon gut lief und was du nächstes Mal vielleicht besser machen kannst. Aber langfristig wirst du so einige deiner Eigenschaften verbessern.

Dazu brauchst du Disziplin und auch klare Ziele, wohin du dich entwickeln möchtest. Bin ich schon davon überzeugt, überall perfekt zu sein, werde ich auf meine Weiterentwicklung wenig Wert legen und deshalb auch nicht besser werden. Das klappt nur, wenn ich meine Prioritäten dementsprechend setze.

4. Weil Prioritäten die Motivation aufrechterhalten

Wenn du deine Prioritäten nicht oder nicht konsequent umsetzt, dann kommst du nicht oder nur langsam weiter. Du kannst dann leichter die Motivation verlieren, weil du das Gefühl hast, dass du nicht von der Stelle kommst, und weil du zu zweifeln beginnst. Es ist durchaus möglich, dass du einfach an den falschen Dingen (den Minors) gearbeitet hast, anstatt dich darauf zu konzentrieren, was einen Hebel hat und dich oder dein Business oder deine Beziehung wirklich weiterbringt.

5. Weil Prioritäten dein Selbstbewusstsein nähren

Wenn du klare Prioritäten hast, fährst du laufend kleine Erfolge ein, denn du erreichst ja ständig Zwischenziele auf dem Weg zum großen Ziel. Du erfährst das als Bestätigung, dass du auf dem richtigen Weg bist – und das ist super gutes Futter, um dein Selbstbewusstsein zu stärken. Du kommst in eine Aufwärtsspirale, denn mehr Selbstvertrauen führt dazu, dass du dich mehr (zu)traust und dir höhere Ziele steckst.

Warum fällt es uns oft schwer, Prioritäten zu setzen und einzuhalten?

What do you think about yourself when you fail to set priorities and stick to them consistently? Do you consider yourself undisciplined then? That’s how it is for many people.

It is often true that a little more discipline would do us good. In fact, there is usually another main reason when priorities are not implemented.

In the book „Willpower“ you can read that people who are seen by others as particularly disciplined have primarily developed systems for themselves to save willpower. All of these people (officers, CEOs, competitive athletes, etc.) say of themselves that their discipline is average at best. But they have the right environment, the right daily planning and make it easy for themselves to achieve their goals.

This includes very banal things like putting your running clothes out the night before if you plan to go jogging in the morning.

This is all the more important as the distractions are always great. The flood of information is the main reason why we keep failing with our priorities. It’s true that on every corner someone or something wants our attention. Almost all of our environment is designed to distract us. 

This creates a myriad of impulses that accompany us throughout the day. It’s the background noise, the constant noise that distracts us and from which we have to filter out what’s important. If we don’t always succeed, that’s actually normal and not a sign of insufficient discipline.

This filtering is not always easy and, above all, it requires energy . If you also want to set priorities correctly, it is an important approach to block out these background noises as efficiently as possible. This saves time and willpower.

What does that mean in practice? Take responsibility for what information you let in and when. It starts with little things like alert messages on mobile phones and computers. Most messages do not have to be read immediately, but can safely wait until you consciously open a time window for it! 

Also learn to say “no”. Every no you say to something is a „yes“ to your priorities. In practice, this is an issue that we see very often. We sometimes avoid situations that we think will bring conflict. Most of the time it’s just in our heads.

The more clearly we know our needs and limits and also communicate them, the more clearly those around us know who we are and what we need. Think about where you can create more space for yourself in your life.

Das passiert, wenn wir keine Prioritäten haben - die Folgen

Ohne Prioritäten kommen wir nicht weiter: in unseren Projekten, in unserer Entwicklung, in unseren Beziehungen. Daraus entsteht in uns das Bild, dass wir es nie schaffen, dass wir Loser sind, dass es nicht möglich ist, sein Leben zu ändern. Kurzum: Wir verlieren zunehmend an Selbstvertrauen. Wir finden uns damit ab, wie das Leben jetzt gerade ist, und akzeptieren, was wir haben, statt uns darauf zu konzentrieren, wie wir glücklicher werden können.

Du möchtest auch gerne endlich etwas ändern und die richtigen Prioritäten für dein Leben setzen?

Ruf uns gerne kostenlos und unverbindlich an und lass uns darüber sprechen. Wir begleiten dich sehr gern auf deinem Weg zur Erreichung deiner Ziele!

Coaching Jens Wolff

5 Möglichkeiten, wie du erfolgreich Prioritäten setzt und diese auch einhältst

Alles so weit klar, aber noch nicht praxisnah genug für dich? Kein Problem, hier kommen ein paar alltagstaugliche Tipps, wie du heute noch deinen Umgang mit Prioritäten verbessern kannst.

1. Aufgaben gewichten

Die schiere Länge deiner To-do-Liste erschlägt dich? Dann schau genauer hin: Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und nicht alle Tasks sind gleich dringend. Sortiere die Aufgaben und setze die dringendsten und wichtigsten nach oben. Die anderen kannst du später in Ruhe bearbeiten.

2. Tasks zusammenfassen

Aufgaben, die zusammengehören, fasst du am besten in einem größeren Zeitblock zusammen und tauchst dann einmal ganz tief und konzentriert in das Thema ein, statt mehrmals an kleineren Häppchen zu arbeiten. Das steigert die Effizienz.

3. Pausen machen

In Zeiten der Überforderung neigen wir dazu, hektisch eins nach dem anderen abzuarbeiten. Dabei werden wir immer fahriger und es passieren mehr Fehler, die im Nachgang wieder Zeit kosten. Wir schaden uns aber auch selbst. Viel sinnvoller ist es, auch und gerade in stressigen Zeiten regelmäßig Pausen zu machen, sich dabei zu bewegen, nach draußen zu gehen und durchzuschnaufen.

4. Um Rat fragen

Wenn dir selber nicht ganz klar ist, was im Moment wichtig ist, frage Menschen mit mehr Erfahrung in dem jeweiligen Bereich. Der Blick von außen ist oft hilfreich!

5. Große Ziele in kleine zerlegen

Oft beraten wir Klienten, die den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Sich selbstständig zu machen, das ist als Ganzes eine große Aufgabe. Doch sie lässt sich in kleinere Tasks unterteilen, die sich dann wieder nach Relevanz und Dringlichkeit sortieren und gewichten lassen. Wer beispielsweise auf schnelle Einkünfte aus der Selbstständigkeit angewiesen ist, sollte nicht die ersten zwei Monate damit vertun, ein optimales Logo zu entwickeln – sondern besser auf Kundenakquise gehen und die ersten Aufträge abarbeiten.

Fazit: Nicht im Alltag verlieren!

Im Schnellschnell des Alltags geht uns oft der Blick für große Ganze verloren. Wir verheddern uns in tausend kleinen Dingen und geraten immer mehr unter Druck. Um aus der Spirale herauszukommen, sollten wir erstens Ablenkungen vermeiden und zweitens unseren Zeithorizont erweitern. Die Frage, was von unseren aktuellen Aufgaben in fünf Monaten oder fünf Jahren wichtig sein wird, kann eine wertvolle Hilfe bei der Prioritätensetzung sein. Und den Freiraum für Pausen und fürs Nachdenken – den sollten wir uns von nichts und niemandem nehmen lassen!

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Was sind deine Prioritäten?

Kennst du sie schon und tust dich bei der Umsetzung schwer? Oder weißt du noch gar nicht so recht, was dir eigentlich gerade wichtig ist in deinem Leben? 

Hier kann oft der Blick von außen helfen: Passen die Prioritäten zu dir? Beschäftigst du dich mit Themen, die dich weiterbringen? Oder bist du eher beschäftigt statt produktiv?

Wir sind neugierig auf dich und deinen Umgang mit Prioritäten. Vereinbare gerne einen kostenlosen und unverbindlichen Kennenlern-Call mit uns, dann können wir uns austauschen.

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